Karta firmowa: debetowa, kredytowa czy obciążeniowa?

Karta firmowa to najprostszy sposób na płacenie za paliwo, delegacje, reklamy w internecie czy zakupy u dostawców. Banki oferują trzy rodzaje kart: debetowe, kredytowe i obciążeniowe. Na pierwszy rzut oka działają tak samo, bo płacisz nimi w sklepie i w internecie. Różnią się jednak tym, skąd pochodzą pieniądze, kiedy trzeba je oddać i ile kosztuje korzystanie z karty.

Trzy rodzaje kart w jednej tabeli

Karta debetowa

Karta debetowa jest wydawana do konta firmowego. Każda płatność od razu zmniejsza saldo rachunku, więc wydajesz tylko pieniądze, które firma już ma. To najtańsza i najprostsza opcja, a większość banków dodaje ją do konta. Opłata za kartę bywa zerowa pod warunkiem, że w miesiącu wykonasz określoną liczbę płatności.

Ograniczeniem jest saldo: jeśli na koncie zabraknie środków, transakcja nie przejdzie. Przed wyborem banku sprawdź też koszt przewalutowania i wypłat z bankomatów za granicą. Piszemy o tym w artykule Darmowe konto firmowe: gdzie banki ukrywają opłaty.

Karta kredytowa

Karta kredytowa korzysta z limitu, który bank przyznaje firmie po ocenie jej zdolności kredytowej. Raz w miesiącu dostajesz zestawienie transakcji. Jeśli spłacisz całość w okresie bezodsetkowym, nie płacisz odsetek. Jeśli spłacisz tylko kwotę minimalną, od reszty bank nalicza odsetki.

Karta kredytowa przydaje się, gdy klient płaci z opóźnieniem, a dostawca czeka na pieniądze. Uważaj jednak na wypłaty gotówki. Bank pobiera za nie zwykle wysoką prowizję, a odsetki liczy od dnia wypłaty, bez okresu bezodsetkowego.

Karta obciążeniowa

Karta obciążeniowa, nazywana też kartą charge, łączy cechy obu poprzednich. Płacisz z limitu banku, ale raz w miesiącu bank pobiera całą kwotę zadłużenia z konta firmowego. Nie ma tu kwoty minimalnej ani rozkładania spłaty na raty.

Takie karty wybierają zwykle firmy, które dużo płacą kartą, na przykład w podróżach służbowych, i chcą mieć wszystkie wydatki z miesiąca na jednym rozliczeniu. Opłata roczna jest zwykle wyższa niż za kartę debetową.

Karty dla pracowników

Jeśli pracownicy płacą za paliwo, noclegi czy materiały, lepiej wydać im osobne karty, niż przekazywać jedną. Bank pozwala zwykle ustawić dla każdej karty osobny limit dzienny i miesięczny oraz zablokować wybrane rodzaje płatności, na przykład wypłaty gotówki. Ułatwia to kontrolę wydatków i rozliczenie, kto za co zapłacił.

Na co zwrócić uwagę przed wyborem

• Opłata za kartę: sprawdź warunki zwolnienia i co się dzieje, gdy ich nie spełnisz.
• Przewalutowanie: przy płatnościach w euro czy dolarach kurs banku bywa największym kosztem karty.
• Wypłaty gotówki: przy karcie kredytowej to zwykle najdroższa operacja.
• Limity i blokady: możliwość ustawienia limitów dla każdej karty osobno.
• Aplikacja: powiadomienia o transakcjach i szybkie zastrzeżenie karty.
• Księgowość: eksport historii transakcji do programu księgowego.

Karta firmowa a księgowość

Do kosztów potrzebujesz faktury za zakup. Wyciąg z karty ani potwierdzenie płatności jej nie zastąpią, więc zbieraj dokumenty na bieżąco. Jak uporządkować przekazywanie dokumentów, opisujemy w artykule Dokumenty dla księgowej: co i kiedy przekazać. Kryteria wyboru samego konta znajdziesz w artykule Jak wybrać konto firmowe.