Dokumenty dla księgowej: co i kiedy przekazać co miesiąc

Większość pomyłek w rozliczeniach zaczyna się od brakującego dokumentu albo dokumentu przekazanego po terminie. Księgowa może liczyć podatki tylko z tego, co dostanie. Poniżej znajdziesz kalendarz miesiąca, listę dokumentów i to, co zmieniło się po wejściu Krajowego Systemu e-Faktur.

Kalendarz miesiąca w jednej tabeli

Gdy termin wypada w sobotę, niedzielę lub święto, przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Zaliczki na podatek dochodowy i VAT część firm płaci kwartalnie, wtedy terminy dotyczą miesiąca po zakończeniu kwartału.

Co przekazać księgowej

• Faktury sprzedażowe spoza KSeF, na przykład wystawione konsumentom, oraz miesięczny raport z kasy fiskalnej.
• Faktury kosztowe spoza KSeF: od zagranicznych dostawców, paragony i rachunki.
• Wyciągi bankowe z konta firmowego i kart firmowych.
• Umowy: nowe umowy najmu, leasingu z harmonogramem rat, zlecenia i o dzieło.
• Sprawy kadrowe: nowi pracownicy, urlopy, nieobecności i zmiany wynagrodzeń.
• Ewidencja przebiegu pojazdu, jeśli odliczasz pełny VAT od samochodu osobowego.
• Nietypowe zdarzenia: sprzedaż środka trwałego, zaliczki od klientów, zakup usług z zagranicy.

KSeF: co zmieniło się w przekazywaniu faktur

Od 2026 roku faktury między firmami trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli nadasz księgowej lub biuru uprawnienia w KSeF, faktury kosztowe od kontrahentów korzystających z systemu pobiorą bezpośrednio stamtąd. Nie musisz ich już wysyłać mailem.

Nadal przekazujesz dokumenty, których w KSeF nie ma, na przykład faktury zagraniczne i paragony. Do kosztów dopisz też krótką informację, czego dotyczy wydatek, jeśli nie wynika to z faktury. Więcej o terminach i uprawnieniach piszemy w artykule KSeF w 2026 roku.

Jak przekazywać dokumenty bez chaosu

1. Zbieraj dokumenty w jednym miejscu przez cały miesiąc, na przykład w aplikacji biura albo w jednym folderze.
2. Rób zdjęcie paragonu od razu po zakupie, bo papier termiczny szybko blednie.
3. Opisuj nietypowe wydatki jednym zdaniem: czego dotyczą i z jakim zleceniem się wiążą.
4. Przed zapłatą dużej faktury sprawdź rachunek dostawcy na białej liście. Wyjaśniamy to w artykule Biała lista VAT i split payment.
5. Oryginały papierowe przechowuj uporządkowane według miesięcy.

Co, jeśli przekażesz dokument po terminie

Dokument przekazany po rozliczeniu miesiąca oznacza zwykle korektę deklaracji, a czasem dopłatę podatku z odsetkami. Część biur pobiera za korekty dodatkową opłatę. Jakie opłaty dodatkowe spotkasz w cennikach, opisujemy w artykule Ile kosztuje księgowość.