Biała lista VAT i split payment: co musi wiedzieć właściciel konta firmowego

Biała lista podatników VAT i mechanizm podzielonej płatności to dwa przepisy, które bezpośrednio dotyczą tego, jak płacisz faktury z konta firmowego. Błąd przy dużym przelewie może oznaczać utratę kosztu podatkowego, a nawet odpowiedzialność za cudzy VAT.

Czym jest biała lista

Biała lista to publiczny wykaz podatników VAT prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Znajdziesz w nim status kontrahenta, czyli czy jest czynnym podatnikiem VAT, oraz numery jego rachunków firmowych. Wykaz sprawdzisz w wyszukiwarce na stronie podatki.gov.pl, a część banków i programów księgowych robi to automatycznie przy wysyłce przelewu.

Zasada 15 000 zł

Jeśli płacisz za fakturę o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek, którego nie ma na białej liście, ponosisz dwie konsekwencje:

• wydatek nie jest kosztem podatkowym w podatku dochodowym,
• jako podatnik VAT odpowiadasz solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległy VAT od tej transakcji.

Konsekwencji unikniesz, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz zawiadomienie ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności.

Jak sprawdzać kontrahentów

1. Sprawdzaj rachunek w dniu zlecenia przelewu, a nie tylko przy pierwszej transakcji.
2. Zapisuj potwierdzenie sprawdzenia, na przykład wydruk lub identyfikator zapytania z wyszukiwarki.
3. Jeśli rachunku nie ma na liście, poproś kontrahenta o wyjaśnienie, zanim zapłacisz.
4. Przy dużych płatnościach rozważ podzieloną płatność, nawet jeśli nie jest obowiązkowa.

Czym jest podzielona płatność

W podzielonej płatności, nazywanej też split payment, kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, a VAT na jego osobny rachunek VAT. Bank otwiera rachunek VAT automatycznie do każdego konta firmowego.

Kiedy podzielona płatność jest obowiązkowa

Musisz zapłacić w podzielonej płatności, gdy jednocześnie:

• faktura dokumentuje transakcję o wartości powyżej 15 000 zł brutto,
• obejmuje towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, na przykład elektronikę, paliwa, wyroby stalowe, części samochodowe czy roboty budowlane.

Sprzedawca musi umieścić na takiej fakturze adnotację „mechanizm podzielonej płatności”. Zapłata poza tym mechanizmem w takiej sytuacji grozi sankcjami i utratą kosztu podatkowego.

Do czego służą pieniądze na rachunku VAT

Na zgodę na uwolnienie środków urząd ma 60 dni. Jeśli często otrzymujesz płatności w podzielonej płatności, a sam płacisz mało VAT, zaplanuj to z wyprzedzeniem.