brokerdlafirmy.pl 12 346 52 15
Księgowość

KSeF w 2026 roku: terminy, wyjątki i kary

KSeF jest obowiązkowy dla większości firm od 2026 roku. Sprawdź terminy, wyjątki dla najmniejszych podatników, fakturowanie w trybie offline i to, kiedy zaczną obowiązywać kary.

Czas czytania: 2 min Aktualizacja:
Kobieta pracuje przy komputerze w biurze

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, zmienił w 2026 roku sposób wystawiania i odbierania faktur między firmami. Faktura nie jest już plikiem PDF wysyłanym mailem, ale dokumentem w ustandaryzowanym formacie, który trafia do systemu Ministerstwa Finansów. Zebraliśmy terminy, wyjątki i najważniejsze zasady.

Terminy w jednej tabeli

Data Co się zmienia
1 lutego 2026 Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Od tego dnia wszystkie firmy odbierają w KSeF faktury od kontrahentów, którzy już z niego korzystają.
1 kwietnia 2026 Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych podatników
1 stycznia 2027 Obowiązek dla najmniejszych podatników, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie
1 stycznia 2027 Według obecnych przepisów początek kar za nieprzestrzeganie zasad KSeF

We wrześniu 2026 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie kar na 1 stycznia 2028 roku. To na razie zapowiedź prac nad projektem ustawy, a nie obowiązujące przepisy. Śledź komunikaty ministerstwa i swojego biura rachunkowego.

Co to oznacza w praktyce

  • Faktury sprzedażowe: wystawiasz je w programie zintegrowanym z KSeF albo w bezpłatnych narzędziach ministerstwa.
  • Faktury kosztowe: pobierasz je z KSeF, a nie ze skrzynki mailowej. Za datę otrzymania uznaje się dzień nadania fakturze numeru KSeF.
  • Kontrahenci: nadal możesz wysyłać im wizualizację faktury w PDF, ale wiążąca jest faktura w KSeF.
  • Konsumenci: faktury dla osób prywatnych możesz nadal wystawiać poza KSeF.

Fakturowanie w trybie offline

Gdy nie masz dostępu do internetu albo system jest niedostępny, możesz wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją do KSeF później. W podstawowym trybie offline trzeba to zrobić najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej awarii systemu obowiązują dłuższe terminy. Faktura offline zawiera kod QR, który pozwala odbiorcy sprawdzić ją w systemie.

Uprawnienia: kto ma dostęp do Twoich faktur

Dostęp do KSeF w imieniu firmy nadaje właściciel lub osoby uprawnione do reprezentacji. Księgowa, biuro rachunkowe i pracownicy działu sprzedaży potrzebują uprawnień nadanych w systemie. Zmieniając biuro rachunkowe, pamiętaj, żeby odebrać uprawnienia poprzedniemu i nadać nowemu. Piszemy o tym w artykule Jak zmienić biuro rachunkowe.

Jak przygotować firmę

  1. Sprawdź, czy Twój program do faktur i program księgowy obsługują KSeF.
  2. Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu.
  3. Ustal, kto w firmie wystawia faktury i kto je sprawdza przed wysłaniem.
  4. Zaplanuj, jak opisujesz faktury kosztowe, skoro nie przychodzą już mailem.
  5. Przećwicz fakturę offline, zanim będzie potrzebna.

Wybierając program lub biuro, sprawdź też koszty opisane w artykule Ile kosztuje księgowość.

Najczęstsze pytania

Czy mała firma na ryczałcie musi korzystać z KSeF?

Jeśli wystawia faktury innym firmom, tak. Najmniejsi podatnicy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie, mają czas do 1 stycznia 2027 roku. Faktury kosztowe od kontrahentów korzystających z KSeF odbiera się w systemie już teraz.

Czy mogę wystawić fakturę w Wordzie lub PDF?

Między firmami po wejściu obowiązku nie, poza sytuacjami przewidzianymi w przepisach, na przykład w trybie offline. Faktury dla konsumentów możesz nadal wystawiać poza KSeF.

Kiedy zaczną się kary za KSeF?

Według obowiązujących przepisów od 1 stycznia 2027 roku. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie tego terminu na 1 stycznia 2028 roku, ale wymaga to zmiany ustawy.

Redakcja brokerdlafirmy.pl

Zespół Avanti Finance, brokera leasingowego z Krakowa działającego od 2014 roku. Na co dzień doradzamy firmom przy finansowaniu aut, maszyn i sprzętu.

Czytaj dalej