brokerdlafirmy.pl 12 346 52 15
Księgowość

Księgowość online czy biuro rachunkowe? Porównanie w praktyce

Porównujemy księgowość online i tradycyjne biuro rachunkowe: zakres usług, kontakt, odpowiedzialność i koszty. Zobacz, które rozwiązanie pasuje do Twojej firmy.

Czas czytania: 2 min Aktualizacja:
Kalkulator obok laptopa na biurku

Jeszcze kilka lat temu wybór był prosty: biuro rachunkowe w okolicy albo samodzielne księgowanie w arkuszu. Dziś między tymi skrajnościami jest księgowość online z dedykowaną księgową, a wiele tradycyjnych biur pracuje przez aplikacje. Porównujemy, czym te rozwiązania różnią się w codziennej pracy.

Porównanie w praktyce

Cecha Księgowość online z księgową Tradycyjne biuro rachunkowe
Przekazywanie dokumentów Zdjęcia, skany i faktury z KSeF w aplikacji Osobiście, mailem lub przez program biura
Kontakt Czat, telefon i e-mail, często w szerokich godzinach Spotkania osobiście i telefonicznie, w godzinach pracy biura
Zakres usług Księgowość, VAT, ZUS, często kadry w dodatkowym pakiecie Pełny zakres, łącznie z doradztwem i obsługą nietypowych spraw
Wgląd w finanse Podatki i wyniki widoczne na bieżąco w aplikacji Raporty na żądanie lub po zamknięciu miesiąca
Cena Zwykle niższa i przejrzysta, w pakietach Zwykle wyższa, ustalana indywidualnie
Odpowiedzialność za błędy Na zasadach z umowy, z ubezpieczeniem OC Na zasadach z umowy, z ubezpieczeniem OC
Wybierz, jeśli prowadzisz prostą działalność i lubisz załatwiać sprawy w aplikacji masz spółkę, pracowników lub nietypowe transakcje

Kiedy wybrać księgowość online

  • Jesteś jednoosobową firmą na ryczałcie lub księdze przychodów i rozchodów.
  • Masz kilkanaście do kilkudziesięciu dokumentów miesięcznie.
  • Chcesz na bieżąco widzieć, ile podatku i składek zapłacisz.
  • Nie potrzebujesz spotkań, a pytania wolisz zadawać na czacie.

Kiedy wybrać tradycyjne biuro

  • Prowadzisz spółkę z pełną księgowością.
  • Zatrudniasz pracowników i potrzebujesz obsługi kadr i płac.
  • Masz transakcje zagraniczne, środki trwałe, dotacje lub nietypowe przychody.
  • Zależy Ci na doradztwie, na przykład przy wyborze formy opodatkowania lub przekształceniu firmy.

Rozwiązania mieszane

Wiele biur rachunkowych pracuje dziś w modelu hybrydowym. Dokumenty przesyłasz przez aplikację, faktury trafiają do biura prosto z KSeF, a w razie potrzeby możesz umówić się na spotkanie. Dla rosnącej firmy to często najwygodniejsza droga.

O co zapytać przed podpisaniem umowy

  1. Co dokładnie obejmuje cena i ile kosztuje każdy dokument ponad limit?
  2. Kto będzie moją księgową i jak szybko odpowiada na pytania?
  3. Czy usługa obejmuje obsługę KSeF i nadawanie uprawnień?
  4. Jak opisano odpowiedzialność za błędy i na jaką sumę biuro ma ubezpieczenie OC?
  5. Czy biuro reprezentuje mnie przed urzędem skarbowym i ZUS i ile to kosztuje?
  6. Jak wygląda zakończenie współpracy i przekazanie dokumentacji?

Orientacyjne ceny obu rozwiązań porównujemy w artykule Ile kosztuje księgowość.

Najczęstsze pytania

Czy księgowa online zna moją branżę?

Zależy od usługodawcy. Większe firmy przydzielają księgowe według branży lub formy opodatkowania. Zapytaj o to przed podpisaniem umowy, zwłaszcza jeśli działasz w branży z nietypowymi zasadami, na przykład w transporcie czy e-commerce.

Czy mogę zacząć od programu, a potem przejść do księgowej?

Tak. Wielu dostawców oferuje oba rozwiązania i pozwala zmienić pakiet bez przenoszenia danych. To dobra droga dla firmy, która zaczyna od prostej działalności.

Kto odpowiada przed urzędem za błąd w księgach?

Podatnik. Biuro lub księgowa online odpowiadają wobec Ciebie na podstawie umowy i zwykle pokrywają szkody z ubezpieczenia OC.

Redakcja brokerdlafirmy.pl

Zespół Avanti Finance, brokera leasingowego z Krakowa działającego od 2014 roku. Na co dzień doradzamy firmom przy finansowaniu aut, maszyn i sprzętu.

Czytaj dalej